Face à la masse de travail considérable qui incombe aux entrepreneurs et aux chefs d’entreprises, une assistance est toujours la bienvenue. Parmi les solutions qui existent aujourd’hui, faire appel à un assistant virtuel s’impose comme une excellente alternative. Mais quels sont donc les avantages d’une telle démarche ? Éléments de réponse.
Faire appel à un assistant virtuel, une solution pour économiser du temps et de l’argent
Le principal avantage de faire appel à un assistant virtuel est certainement l’économie d’argent et de temps à laquelle cette solution ouvre droit. En recrutant un salarié à plein temps en local, l’entreprise augmentera sa charge salariale et ses charges sociales tandis qu’en recourant à un assistant virtuel tel que ceux d’un call center se trouvant à Madagascar, elle n’aura à payer que le travail réellement fourni. Et ce, soit par heure, soit au contrat pour un travail donné ou encore sur une base mensuelle.
Polyvalent, l’assistant virtuel est en mesure de prendre en charge plusieurs tâches, notamment les plus chronophages et les plus récurrentes. Il offre à l’entrepreneur et au chef d’entreprise l’opportunité de se concentrer essentiellement sur son cœur de métier tout en ayant l’assurance que les tâches annexes sont effectuées correctement.
Ainsi, l’entreprise augmente considérablement ses chances de croissance et de développement. Par ailleurs, l’entreprise améliore son offre de service, car contrairement à un salarié en local, l’assistant virtuel n’est pas limité par les horaires de bureau classiques. Ses horaires sont modulables et personnalisables en fonction des besoins de l’entreprise.
Faire appel à un assistant virtuel, une démarche qui se doit d’être bien réfléchie
Pour profiter pleinement des avantages offerts par un assistant virtuel, il faut avant toute chose définir les tâches à déléguer. De manière générale, il peut prendre en charge toutes les tâches de secrétariat comme la gestion du courrier et de l’agenda, la prise de rendez-vous, la gestion des déplacements, l’archivage et la recherche documentaire, la permanence téléphonique – prise d’appels entrants et émission d’appels sortants –, la saisie de données…
Mais des assistants virtuels spécialisés peuvent également s’occuper de la transcription de fichiers audio ou vidéo, de la gestion du service client, la gestion d’un site web ou d’un réseau social, la création de contenus…
Une fois les tâches à confier à l’assistant virtuel définies, il faut ensuite convenir de la fréquence et la durée du travail ainsi que la disponibilité de l’assistant virtuel. Pour assurer une collaboration fructueuse, il est important de faire appel à un prestataire qui partage les mêmes valeurs professionnelles que l’entreprise, ou du moins qui a des valeurs complémentaires à celles de l’entreprise. Pour ce faire, il est fortement conseillé de parler de son entreprise, de ses activités et de ses objectifs au prestataire lors de l’entretien. Il ne faut pas non plus hésiter à lui demander les valeurs ajoutées qu’il peut apporter à l’entreprise et les activités qui l’inspirent et le motivent.